Vrijheid aan de voorkant, sturing aan de achterkant. Hoe doe je dat?

 

In mijn vorige functie als projectontwikkelaar noemde ik mij wel eens gekscherend Chef marmottenbak. Ik werkte met een team dat oud genoeg was om te weten dat ik refereerde aan de tv-uitzendingen uit 1980 van Fred Oster.

Hoogtepunt waren de cavia’s die bepaalde met welke prijs het koppel naar huis ging, De cavia’s liepen zelf. Maar toch hadden Fred en zijn deelnemers het gevoel dat zij samen bepaalden met welke prijs ze naar huis gingen. Net zoals wij als team het gevoel hadden dat wij samen uniek werk realiseerden.

Wat is bepalend cavia’s of criteria?

Ik was projectontwikkelaar zonder bouwtechnische achtergrond. Als het ging om het oplossen van inhoudelijke problemen moest ik alles nog leren. Tel daarbij op dat bij projecten sprake is van verschillende disciplines die elkaar graag een fout in de schoenen schuiven. Grote kans op heel veel apen op je schouder, door misverstanden over criteria. Ik moest het dus anders doen en op zoek naar een andere manier om teamleden aan te sturen. Kunst was om te zorgen dat de apen niet allemaal op mijn schouder zaten. Het liefst wilde ik helemaal geen apen zien! Als we het dan toch over beesten hebben laten we het dan hebben over cavia’s.

De cavia’s stonden bij mij en het team voor kwaliteit. Als we kunnen zorgen voor een vlot bouwproces (op tijd en binnen budget) én zorgen voor zeer tevreden opdrachtgevers en gebruikers (kwaliteit) dan hadden we het goed gedaan. Hier zit echter één grote maar: Als het bestek zodanig is dichtgetimmerd dat er geen ruimte is om van onderaf met oplossingen te komen. Aan mij de taak om het proces zo te organiseren dat sprake is van focus op doel en resultaat.

Proces formuleren van probleem, doel, criteria naar oplossing

Of het nu gaat om een bouwproject, inkopen van zorg, taken overdragen aan bewoners of het vergroten van de betrokkenheid van bewoners, de processen om te komen tot oplossingen zijn hetzelfde. Er is sprake van een probleem, doel, criteria en mogelijke oplossingen.

  • Probleem. Wat is de sense of urgency. Waarom?
  • Doel. Wat is de richting naar de toekomst. Waar naar toe?
  • Criteria. Wat zijn de kaders om doel en oplossing aan elkaar te verbinden. Wat is de bandbreedte?

Op je handen zitten en betrokkenheid

Was mijn rol daarmee uitgespeeld en kon ik op mijn handen blijven zitten? Niets is minder waar! Ik had dan wel de verantwoordelijkheid bij het team neergelegd om te komen met oplossingen die voldoen en deze goed uit te voeren. Mijn rol was daarmee niet klaar maar anders. Er is sprake van een groepsproces. De dynamiek in het team wordt gestuurd door gebeurtenissen van buiten zoals privéomstandigheden, overmacht, wisselingen in opdrachtgeverschap, tijdsaspect etc. De tegelzetter kan niet beginnen voordat alle leidingen weggewerkt zijn. Het was nu mijn taak om te zorgen voor een goede sfeer en vooral dat teamleden in gesprek bleven. In gesprek met elkaar. Zonder dat ik als doorgeefluik werd gebruikt om alsnog alle apen op mijn schouder te zetten. Dat was mijn grootste uitdaging. Het proces, aan de achterkant zo organiseren, dat teamleden geen apen op mijn schouder wilden zetten.